Verslag van regiobijeenkomst Vergunningen en Decentrale Regelgeving in Hoogeveen
Datum: 17-04-2009
Veel gemeenten die aan de regiobijeenkomst op 6 april in Hoogeveen deelnamen doen al 'iets' met vergunningen en decentrale regelgeving op internet. Ze zijn vooral gekomen voor praktische informatie. Bijvoorbeeld: ‘We voldoen helemaal aan het IPM Vergunningen 4.0. Kunnen we dan meteen een testprocedure aanvragen bij Overheid heeft Antwoord© zodat we de deadline halen van de Overheid.nl Monitor?’ En: ‘Zijn we verplicht onze regelgeving rechtstreeks in de CVDR in te voeren of kunnen we ons eigen CMS-systeem blijven gebruiken?’
Praktisch aan de slag met decentrale regelgeving en vergunningen op internet
Of hij het handig vindt dat hij straks verplicht de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR) moet gebruiken? 'Jazeker', zegt juridisch medewerker Jan Bouwmeester uit Litteradiel. 'Ons huidige systeem is minder geavanceerd. Met het landelijke systeem is het mogelijk te zoeken op meer kenmerken. Ik wil dus graag zien hoe het werkt.' Nancy Ynema uit Achtkarspelen zit volop in het verzamelproces van regelgeving. Ze heeft net een mandaatlijst gestuurd naar afdelingen die bevoegd zijn verordeningen op te stellen en bij te houden. Ynema is tevreden over de regiobijeenkomst vanwege de praktische informatie. ‘We wisten bijvoorbeeld niet zeker of we verplicht zijn de persoonsverordeningen te publiceren. Ik hoorde zonet dat dit inderdaad het geval is.' De Wet elektronische bekendmaking bepaalt dat alle algemeen verbindende voorschriften op internet gepubliceerd moeten worden.
CVDR in Capelle aan den IJssel
Capelle aan den IJssel is de eerste gemeente die met de Centrale Voorziening
Decentrale Regelgeving werkt. Beleidsadviseur Michel de Man is enthousiast over
het systeem: ‘Onze verordeningen, besluiten en beleidsregels zijn op alle
mogelijke manieren op internet te vinden. Op onze eigen site en op die van de
portals Overheid.nl, Wetten.nl en Antwoordvoorbedrijven.nl. Daarmee doen we de
burger een groot plezier. En we voldoen ermee aan één van de eisen van de
Dienstenrichtlijn’, aldus De Man.
Momenteel publiceert de gemeente de decentrale regelgeving ook via een eigen
Bestuurs Informatie Systeem. ‘Dat hebben we voor de zekerheid gedaan. Je wilt
eerst weten of zo’n nieuw systeem als de CVDR in de praktijk goed blijft werken.
Het ziet er goed uit. De performance is prima en de gebruiksvriendelijkheid idem
dito. Dus het is heel goed mogelijk dat we gaan overschakelen op één systeem.’
Oftewel: enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik.
Controle door juristen
Presentatie van Michel de Man van gemeente Capelle aan den IJssel
De Man vertelde dat het meeste werk in de voorbereiding zit; het verzamelen
en opschonen van regelgeving. Capelle is er een jaar mee bezig geweest. Het
invoeren van ongeveer honderd verordeningen kostte twee dagen. Eén jurist voerde
de regelgeving in de CVDR en het Bestuurs Informatie Systeem, en een vakgenoot
controleerde of alles correct was ingevoerd. De beslissing om juristen dit werk
te laten doen en ze verantwoordelijk te maken voor beheer en onderhoud van de
regelgeving op internet, was een bewuste keuze. ‘Om twee redenen’, zei De Man.
‘Het is verstandig niet al het werk alleen te doen, want daarvoor is het te
omvangrijk. Daarom druk ik iedereen op het hart anderen medeverantwoordelijk te
maken voor het project. Dit hoeven niet per se juristen te zijn, maar het is wel
goed om in ieder geval een jurist de eindcontrole te laten uitvoeren. Dan weet
je zeker dat het juridisch in orde is.’
‘Onze ict’ers zijn huiverig voor nieuwe applicaties, wat kan ik zeggen over het
gebruik van de CVDR?’, vroeg iemand zich af. Het antwoord van De Man was simpel.
‘Het mooie aan dit systeem is dat je geen software hoeft te installeren. Het
gebruik van de Internet Explorer of een andere webbrowser is voldoende.’
Vergunningen in Nijmegen
Nijmegen publiceerde als eerste Nederlandse gemeente het bouwarchief en de bijbehorende vergunningen op internet. Inmiddels is het assortiment uitgebreid met milieu- en sloopvergunningen. Beschikkingen, aanvragen, constructieberekeningen en tekeningen staan online en zijn voor iedereen toegankelijk. Bezoekers kunnen uitgebreid zoeken op onder meer postcode, adres, wijk en meters rondom het huis. Ze zien onder meer de status van de vergunning, het aanvraagformulier, de datum van de vergunning en de einddatum van de bezwaartermijn. Dagelijks raadplegen 200 Nijmegenaren het digitale archief en 150 de lopende procedures. Binnenkort kunnen de inwoners van Nijmegen de status en behandeling zien van reclame- en monumentenvergunningen en bestemmingsplannen. Het kostte twaalf uitzendkrachten twee jaar om het archief te digitaliseren. Inmiddels is het een kostbaar bezit. Dat moet zo blijven. En daarom stelde projectleider Ingrid Ensing een werkinstructie en procesbeschrijving op voor haar collega’s om alle nieuwe en gewijzigde documenten digitaal op dezelfde manier te archiveren. Medewerkers vullen een format in, waarin ze onder meer aangeven om wat voor dossier het gaat, aan wie ze het hebben overgedragen, etc. ‘Het kost even tijd en collega’s moeten eraan wennen, maar een uniforme opbouw van het digitale archief verdient zich snel terug. De stukken zijn gauw te vinden.’
Ook de publicatie van vergunningen op internet, inclusief de status van afhandeling, is goed georganiseerd bij Nijmegen. Het CMS-systeem is naadloos gekoppeld aan het archiefsysteem en de software die vergunningverleners en –handhavers gebruiken voor de aanvraag en behandeling van vergunningenprocedures. Het digitaliseren van het bouwarchief kostte ruim een miljoen euro. Dat betaalde Nijmegen voor een deel uit een verhoging van de bouwleges. De investeringskosten van de applicatie bedroegen ongeveer 100.000 euro. Jaarlijks komt er zo’n 40.000 euro bij voor het scannen van nieuwe en gewijzigde documenten. Hiervoor verwerkt Nijmegen jaarlijks 1200 tot 1400 aanvragen. Tijdens de vragenronde kwam de vraag aan de orde wat de WOB zegt over beschikkingen. Ensing antwoordde dat deze informatie, net als de handhavingsbesluiten, openbaar zijn. Wel is het zaak te letten op de handvaten van het College bescherming persoonsgegevens (CBP). Het komt erop neer dat in een vergunningsaanvraag de naam van een bedrijf wel mag worden genoemd, maar de naam van een particulier niet. Adresgegevens zijn wel toegestaan. Maar wie gaat werken conform het nieuwe IPM Vergunningen 4.0, hoeft zich hierover geen zorgen te maken. Die is helemaal afgestemd op de eisen van het CBP.
Ensing raadde iedereen aan goed na te denken over het soort informatie op internet. ‘We publiceren niet alles. Sommige gegevens, zoals procesverloop en in- en externe adviezen zijn alleen toegankelijk voor onze medewerkers via intranet.’
Presentatie Floo Binnendijk van Overheid heeft Antwoord©
Nijmegen koos voor de meest uitgebreide variant van vergunningen op internet. Niet alleen de aanvragen en beschikkingen staan erop, ook aanverwante documenten en bezwaarschriften. Dit is niet verplicht. Floo Binnendijk van Overheid heeft Antwoord© zei dat elke gemeente vrij is te kiezen hoe ver zij wil gaan. Dit hangt samen met de e-dienstverleningsstrategie. Dat kan van belang zijn in verband met het beschikbare budget en capaciteit.
Gemeenten zijn op dit moment in het kader van de WABO al druk bezig met het digitaliseren van het vergunningsaanvraagproces. Uiteraard is dit een goed moment om beslissingen te nemen op het gebied van publiceren van vergunningsinformatie op internet. Dat ICTU rekening houdt met ontwikkelingen op dit gebied is duidelijk. Publiceren via de dossiermodule van het Omgevingsloket Online maakt het namelijk mogelijk dat de documenten zowel op de eigen website als op Overheid.nl worden gepubliceerd. De koppeling met de landelijke standaard IPM 4.0 maakt dit mogelijk.
