Regiobijeenkomst: 'Succesvolle aanpak staat of valt met zorgvuldige organisatie'
Datum: 12-03-2009
Overheid heeft Antwoord© organiseerde op 12 maart 2009 een regiobijeenkomst Decentrale Regelgeving en Vergunningen. Hieronder kunt u het verslag van deze middag lezen.
Decentrale regelgeving en vergunningen op internet verbeteren de dienstverlening aan burgers en bedrijven en kunnen de kwaliteit van vergunningverlening en handhaving verhogen. Reden genoeg om hierin te investeren. Temeer omdat Overheid heeft Antwoord© eind vorig jaar een nieuw en gebruiksvriendelijk Informatie Publicatie Model (IPM 4.0) introduceerde en een landelijk publicatiesysteem voor decentrale regelgeving.
Hoe je daarmee in de praktijk omgaat, vertelden Ingrid Ensing (Nijmegen) en Johan Klevant Groen (Dronten) tijdens de tweede regiobijeenkomst over decentrale regelgeving en vergunningen op donderdag 12 maart 2009 in Amsterdam. Over het belang van privacy, vriendschap sluiten met de griffie, doordachte bezwaarschriften en altijd geldende regelgeving.
Publiceren van persoonsgegevens
Meedoen aan het project Vergunningen van Overheid heeft Antwoord© is met het nieuwe Informatie Publicatie Model 4.0 aantrekkelijker dan ooit. Het model is gebruiksvriendelijk, sluit aan op het Omgevingsloket Online en kan gebruikt worden conform de eisen van het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP).
Dit aspect leverde de nodige gespreksstof op tijdens de regiobijeenkomst en dat is niet vreemd. Natuurlijk is het prettig als burgers niet meer naar het gemeentehuis hoeven te gaan om een vergunning in te zien. En ook voor medewerkers van gemeenten werkt het efficiënter. Zo kan zelfs de brandweer een tekening raadplegen van een gebouw dat in brand staat, zodat ze informatie kunnen inzien over de bouwconstructie.
Maar internet kan ook een keerzijde hebben. ‘Aannemers kunnen bijvoorbeeld ongevraagd een offerte sturen naar meneer Jansen die een dakkapel bouwt. En daar heeft meneer Jansen niet altijd zin in’, lichtte Ingrid Ensing (Nijmegen) toe. Deze gemeente publiceerde als eerste het bouwarchief met bijbehorende tekeningen en alle lopende bouw-, sloop- en milieuvergunningen op internet. Het CBP schrijft voor dat van particulieren alleen de adresgegevens mogen worden vermeld. Bedrijfsnamen mag je wel online publiceren.’
In de Quote
En hoe behandelen we het verzoek van een man die in de Quote 500 staat en geen bouwtekeningen van zijn huis op internet wil hebben?, vroeg iemand zich af. ‘Ook wij hebben zo’n bezwaar gehad en dat hebben we afgewezen’, zei Ensing. ‘Tekeningen zijn volgens de WOB openbaar en onlosmakelijk verbonden met de bouwvergunning. Alleen als iemand echt kan aantonen dat hij gevaar loopt, zullen we de tekening niet publiceren. Dat is nog niet voorgekomen en de kans dat het gebeurt, is heel klein. Op bouwtekeningen staan geen brandkasten of alarminstallaties vermeld.’
Voor gevangenissen, Tbs-klinieken, blijf-van-mijn lijf huizen en banken maakt Nijmegen een uitzondering. Ensing weet waarover ze praat, want als eerste gemeente die bouwtekeningen via internet beschikbaar stelde, kreeg ze te maken met het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Gemeente en CBP maakten goede afspraken over privacy. Het betekende wel dat Nijmegen handmatig persoonsnamen en handtekeningen moest weglakken op documenten voor ze werden ingescand. Vreselijk veel werk, maar het bleek uiteindelijk de moeite waard.
Dagelijks raadplegen 200 mensen het bouwarchief en 150 burgers en bedrijven de lopende aanvragen voor bouw- kap- en sloopvergunningen. Beschikkingen, aanvragen, constructieberekeningen en tekeningen staan online en zijn voor iedereen toegankelijk. Bezoekers kunnen uitgebreid zoeken op onder meer postcode, adres, wijk en meters rondom het huis. Ze zien de status van de vergunning, het aanvraagformulier, de datum van de vergunning en de einddatum van de bezwaartermijn. Online bezwaar indienen kan nog niet, maar Nijmegen werkt wel aan de mogelijkheid ervan. Informatie over in- en externe adviezen, procesverloop en overige bescheiden zijn alleen voor medewerkers van de gemeente te raadplegen.
“Leidt openbaarmaking van al deze gegevens niet tot meer bezwaren?”, vroeg iemand. Ensing antwoordde dat het aantal bezwaarschriften gelijk is gebleven. De kwaliteit ervan is een stuk beter: ‘Omdat mensen beter zijn geïnformeerd, denken ze goed na voordat ze een bezwaar indienen. Vroeger hadden mensen meer een houding van: ‘ik weet niet wat daar gebeurt, maar ik dien voor de zekerheid maar bezwaar in.’
Grote opruiming
Eén van de goede dingen van de Wet elektronische bekendmaking (WEB) is dat deze voorschrijft dat algemeen verbindende voorschriften geconsolideerd moeten zijn. Dat wil zeggen dat alle wijzigingen in de teksten van verordeningen zijn opgenomen. Dit maakt een einde aan inefficiënt gezoek in diverse uitgaven van gemeentebladen om de laatste versie van regelgeving te vinden. Internet is een prima medium om ervoor te zorgen dat iedereen snel de laatste versie te zien krijgt, is de ervaring van Johan Klevant Groen van de gemeente Dronten. ‘Veel regelgeving wijzigt regelmatig, zoals de APV. Of mandaatregelingen, die veranderen elke drie maanden. Deze wijzigingen moet je goed bijhouden, want als de functiebenaming van een vergunningverlener van een bouwvergunning afwijkt van die in de mandaatregeling en een burger merkt dit op, kun je ellende krijgen.’
Decentrale regelgeving op internet zorgt ervoor dat deze op één centrale plaats is opgeslagen en voor iedereen toegankelijk is. Mits het goed is georganiseerd. Dat begint bij een gedegen inventarisatie. ‘En dan kom je geheid verordeningen tegen die niet meer geldig zijn. Van vleeskeurverordeningen, afvloeiingsregelingen voor onderwijzers en geldelijke steun voor ouderen bij verhuizingen tot verordeningen voor godsdienst- en vormingsonderwijs en oude parkeerverordeningen. Na de inventarisatie heb ik de gemeenteraad deze oude regelgeving snel ongeldig laten verklaren. Want zolang dat niet is gedaan, kunnen senioren nog steeds aanspraak maken op geld als hij gaan verhuizen.’
Deze en andere voorbeelden spraken tot de verbeelding. Een deelnemer vroeg of er een lijst op internet kan komen met een overzicht van alle mogelijke ongeldige regels. Onno Muchall van Overheid heeft Antwoord© vertelde dat er dit jaar op Overheidheeftantwoord.nl een community komt, waar dit thema kan worden uitgewerkt.
Vrienden met de griffie
Is het regelgevingbestand eenmaal actueel, dan is het zaak deze goed bij te houden. ‘Wil je ooit een succes maken van dit project, dan is het zaak het bestand bij te houden.’ Klevant Groen raadde iedereen aan goede vrienden te worden met de griffie. Allerlei afdelingen houden zich bezig met regelgeving. Degene die verantwoordelijk wordt voor het publiceren van verordeningen, doet er goed aan niet langs deze weg nieuwe en gewijzigde verordeningen op te vragen. De griffie is een beter adres, omdat die alle raadsbesluiten behandelt. Je krijgt altijd de goede teksten, omdat de griffie ook alle mogelijke amendementen van de gemeenteraad bijhoudt.’
Klevant Groen raadde bovendien aan om naast de verbindende voorschriften ook alle uitvoeringsbesluiten te publiceren. ‘Het is handig als burgers weten dat ze de vuilcontainer buiten mogen zetten, maar handiger als ze ook geïnformeerd zijn wanneer dat mag. Zulke praktische zaken vinden we in uitvoeringsbesluiten.’
Het bewaken van de collectie regelgeving op internet omvat ook het bewaken van collega’s. Namelijk dat ze de officiële website raadplegen. Klevant Groen merkt wel eens dat collega’s teksten knippen en plakken in hun eigen systeem omdat ze dat makkelijker vinden. Waarschijnlijk komt hieraan binnenkort een einde, omdat ook CMS-systemen gekoppeld kunnen worden aan de CVDR. Andere ideeën zijn de publicatie van VNG-modelverordeningen en mogelijkheden om teksten te exporteren naar pdf-formaat voor bijvoorbeeld publicatie in het gemeenteblad.
Leveranciersregeling
Onlangs introduceerde Overheid heeft Antwoord© een regeling voor leveranciers van CMS- en vergunningendatabase-systemen om hun modules geschikt te maken voor het nieuwe Internet Publicatie Model 4.0 van Vergunningen. Tot 29 mei 2009 kunnen leveranciers zich hiervoor inschrijven. Na vijf maanden test Overheid heeft Antwoord© bij deelnemende overheden of het systeem aan de eisen van het IPM 4.0 voldoet. Is dat zo, dan krijgt de leverancier voor elke gemeente 2.000 euro vergoed en voor elke milieudienst die vergunningen voor gemeenten publiceert 5.000 euro. Vervolgens kan de leverancier deze korting verdisconteren in de factuur aan de deelnemende overheid.
