Registratie

Registratie

Digitaal Loket 

Om gebruik te maken van het Digitaal Loket moet uw organisatie geregistreerd zijn in het Digitaal Loket. De registratie dient ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot het loket.

Waarom is registratie verplicht? 

De aanlevering van publicatiemateriaal is een proces dat om adequate beveiliging vraagt, zeker als het via een elektronisch medium geschiedt. De toegang tot het Digitaal Loket werkt daarom met uw DigiD-OP (DigiD voor Officiële Publicaties) als toegangscode. Dat vereist enige organisatie aan uw kant alsmede aan de zijde van het Digitaal Loket. Hiervoor is het noodzakelijk dat aanleverende partijen één of meerdere contactpersonen aanwijzen die de gegevens van de geautoriseerde aanleveraars doorgeven aan de functioneel beheerder van het Digitaal Loket (Sdu Uitgevers).

In het hele proces worden diverse taken en bevoegdheden onderscheiden. Om ervoor te zorgen dat de bevoegdheden op de juiste manier worden ingevuld, is het noodzakelijk om éénmalig de vier verschillende formulieren in te vullen en als set te versturen naar SDU. De set formulieren bestaat uit:

1. een formulier ter registratie van de organisatie
2. een formulier om de contactpersoon van de organisatie te registreren
3. een formulier om een groep te registreren
4. een formulier om een aanleveraar/supervisor te registreren
   

Wanneer er wijzigingen of beëindigingen van rollen zijn, kunt u de specifieke, losse registratieformulieren opsturen.

Uitzonderingen 

Let op: Bent u niet als ambtenaar werkzaam, dan kunt u na registratie met uw persoonlijke DigiD inloggen in het Digitaal Loket, in plaats van met DigiD-OP. Incidentele aanleveraars (organisaties die minder dan twee publicatieopdrachten per jaar toesturen) en personen die gerechtelijke aankondigingen aanleveren (bijvoorbeeld ontbindingen huwelijk of ondercuratelestellingen) hoeven zich niet te registreren voor het Digitaal Loket. Zie voor instructies 'aanleveren kopij'.

Registratieformulieren voor aanleverende organisaties van de Staatscourant, het Staatsblad en het Tractatenblad. 

1. Formulier registratie van de organisatie 
2. Formulier registratie van contactpersoon van de organisatie 
3. Formulier registratie groepen 
4. Formulier registratie aanleveraar/supervisor 

Registratieformulieren voor aanleveraars van parlementaire stukken: 

1. Formulier registratie van de organisatie 
2. Formulier registratie van contactpersoon van de organisatie 
3. Formulier registratie groepen 
4. Formulier registratie aanleveraar/supervisor 

Bij deze formulieren horen de volgende ondersteunende documenten: 

• Toelichting bij de formulieren 
• Lijst met organisaties gesorteerd op type 
• Lijst met organisaties gesorteerd op alfabet 
• Matrix documenttypes vs organisatietypes 

Toelichting 

U kunt uw cursor op de hyperlink naar het formulier of document plaatsen en met de rechtermuisknop kiezen voor 'opslaan als'. Kies voor het opslaan een locatie op uw computer die u gemakkelijk kunt onthouden.

Belangrijk 

• Gelieve alle verplichte velden in te vullen anders kunnen formulieren niet in behandeling genomen worden.
• Gelieve alle formulieren te mailen aan servicedesk.eb@sdu.nl .

Rollen in Digitaal Loket 

Om toegang te krijgen tot het Digitaal Loket dient u zich te identificeren met uw DigiD-OP (DigiD voor Officiële Publicaties) of uw DigiD voor burgers indien u niet als ambtenaar werkzaam bent. Het Loket controleert vervolgens of u geautoriseerd bent om met het Loket te werken. Wat u in het Digitaal Loket kunt doen, wordt bepaald door de rol(len) die u hebt en door de inrichting (groepen, documenttypes, etc).

Bevoegd persoon 

Een bevoegd persoon van de aanleverende organisatie is eindverantwoordelijk voor het bekendmaken van de officiële publicaties. Daarnaast heeft een bevoegd persoon het mandaat om één of meer contactpersonen voor de organisatie te benoemen en te (laten) registreren door de Functioneel Beheerder van Sdu Uitgevers. Idealiter is een bevoegd persoon de leidinggevende van de contactpersoon, vanwege het escalatieniveau. Een bevoegd persoon kan niet inloggen in het loket en kan dus niet aanleveren. Met de bevoegd persoon wordt alleen contact opgenomen als, om welke redenen dan ook, er geen communicatie met de contactpersoon mogelijk is.

Contactpersoon 

De contactpersoon is verantwoordelijk voor de aan- en afmelding van aanleveraars en supervisors die publicaties mogen aanleveren, goedkeuren en intrekken in het Digitaal Loket. Daarnaast is de contactpersoon verantwoordelijk voor het doorgeven van overige mutaties bij Sdu Uitgevers (bijvoorbeeld het uitbreiden van autorisaties op het gebied van documenttypes of het afmelden van personen die niet meer aanleveren). Sdu Uitgevers gebruikt de contactpersoon als formeel aanspreekpunt binnen de organisatie. Een contactpersoon mag tevens aanleveraar en supervisor zijn.

Aanleveraar 

De aanleveraar levert de officiële publicatie aan en voorziet deze van eventuele extra gegevens, zoals grondslag en documenttype. De aanleveraar kan de door Sdu Uitgevers opgemaakte documenten vervolgens inzien via het Digitaal Loket en bij expliciete goedkeuring zo nodig corrigeren of goedkeuren. Per organisatie kunnen meerdere aanleveraars geregistreerd worden.

Groep 

Een groep is een verzameling van aanleveraars die aan een zelfde publicatiesoort werkt. Zij hebben een gemeenschappelijke werkvoorraad (een gezamenlijke ‘inbox’). De gebruiker kan alleen opdrachten inzien en bewerken die in zijn of haar groep voorkomen. De organisatie stelt één of meer groepen samen, bijvoorbeeld een groep per afdeling of thema. Per groep kan slechts één persoon als contactpersoon fungeren. De contactpersoon geeft op het registratieformulier per groep aan welke documenttypes kunnen worden aangeleverd. Tevens geeft hij aan of de notificaties van het loket naar een gezamenlijke inbox van de groep verstuurd moeten worden of naar de aanleveraar van de opdracht.

Supervisor 

Een supervisor is een rol bij de aanleverende partij die opdrachten kan inzien, intrekken en eindproducten goedkeurt. Als een persoon zowel de rol van aanleveraar als supervisor heeft, dan kan hij het proces van aanleveren t/m goedkeuren eindproducten afhandelen.

Overzicht rollen in aanleverproces